En zo voorkom je dat jouw factuur verjaart
Je hebt je dienst of product geleverd en de factuur naar de klant verstuurd. Klaar en weer door, toch? Helaas worden niet alle facturen op tijd betaald. Gebeurt dat, dan moet je actie ondernemen. Niet alleen omdat je wilt dat de factuur betaald wordt, maar omdat als je niets doet, jouw factuur uiteindelijk gewoonweg verjaart. Hoe dat zit én hoe je voorkomt dat jouw factuur verjaart, leggen we je hier uit.
Wanneer verstuur je de factuur?
De officiële regel is dat een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand nadat jij jouw dienst of product hebt geleverd, verstuurd wordt. Veelal worden de facturen op de laatste dag van de maand opgemaakt of aan het begin van de maand erop. Maar, soms wordt zo’n factuur vergeten. Je kunt de factuur dan altijd later alsnog versturen. Zo lang dat maar binnen de wettelijke verjaringstermijn is.
Wat als je de factuur vergeten bent?
Ben je de factuur vergeten en wil je die (veel) later alsnog versturen? Dan heb je kans dat je klant onaangenaam verrast is. Neem in zo’n geval eerst contact op met jouw klant en leg de situatie uit. Denk ook mee met oplossingen; die klant heeft de factuur mogelijk niet (meer) verwacht. Een wat langere betaaltermijn of een soepele betalingsregeling aanbieden, kan dan helpen om een geïrriteerde of zelfs ontevreden klant te voorkomen. Realiseer je overigens wel dat een veel te late factuur bij de Belastingdienst helemaal niet gewaardeerd wordt. Je boekhouder of fiscalist kan adviseren hoe je dit goed moet regelen.
De wettelijke verjaringstermijn van een factuur, voor zakelijke klanten en consumenten
Die wettelijke verjaringstermijn van een factuur voor een zakelijke klant is 5 jaar nadat de vordering opeisbaar is geworden. Dus nadat jij hebt voldaan aan jouw verplichting zoals afgesproken. Voor een particuliere klant is de verjaringstermijn van een factuur korter, namelijk 2 jaar. Dat geldt voor consumptiegoederen zoals meubels, boodschappen maar ook elektra. Lever je een dienst aan een consument, zoals het schilderen van een huis, verzekeringen of een tandartsconsult? Dan is de verjaringstermijn ook 5 jaar.
Verjaringstermijn of betalingstermijn
Wellicht een open deur, maar de verjaringstermijn is niet hetzelfde als de betalingstermijn. De verjaringstermijn is de geldigheidsduur van de factuur, de betalingstermijn daarentegen is de periode waarbinnen betaald moet zijn. Voor de betalingstermijn geldt het aantal dagen dat onderling is afgesproken. Bijvoorbeeld 15, 30, 60 dagen of een nog langere periode. Is er niets afgesproken, dan is de wettelijke duur van een betalingstermijn 30 dagen. Om miscommunicatie te voorkomen, wordt geadviseerd om op de factuur expliciet de datum te vermelden waarop de factuur vervalt, en niet alleen het aantal dagen waarbinnen betaald moet worden.
De factuur stuiten
Met een verjaringstermijn van 5 jaar lijkt het dat een debiteur ervoor kan kiezen om de factuur gewoon weg te gooien. Na 5 jaar kun jij als crediteur dan fluiten naar je geld. En dat klopt ook, tenzij jij de factuur ‘stuit’. Het ‘stuiten’ van een factuur betekent dat je jouw debiteur eraan herinnert dat er nog een factuur openstaat. Dat moet wel vóór het einde van de verjaringstermijn gebeuren. Dus in geval van een zakelijke relatie: voordat die 5 jaar om zijn. Je stuit een factuur met een betalingsherinnering, een aanmaning of, uiteindelijk, een dagvaarding. De verjaringstermijn gaat dan opnieuw in, je begint op dat moment dus weer van voren af aan met die periode van 5 jaar.
Bewijs het stuiten van de factuur
Moet je de factuur stuiten, dan begint dat met een gewone herinnering of een belletje. Maar daarmee heb je geen bewijs waarmee je de verjaringstermijn feitelijk oprekt. Reageert jouw debiteur niet, verstuur de herinnering of aanmaning dan aangetekend en zorg dat je alle bewijs verzamelt. Hopelijk is het niet nodig, maar als je voor de rechter komt, heb je dit allemaal nodig om aan te tonen dat de factuur niet is verjaard en dat die dus nog opeisbaar is.
Na verjaring? Geen betalingsverplichting
Is een factuur verjaard, dus ben je 5 jaar ná het moment waarop jij de factuur had kunnen versturen én heb je de factuur niet gestuit? Dan kun je de betaling niet meer afdwingen. Het enige waar je dan nog op kunt hopen, is dat jouw debiteur een morele verplichting voelt om jou alsnog te betalen. Beter is dus om te voorkomen dat de vordering verjaart door de factuur op tijd te versturen. Wordt die niet op tijd betaald, dan neem je daarop actie. Wat je kunt doen als jouw debiteur niet betaalt, hebben we eerder voor je uitgelegd in dit blog.
Voorkom verjaring en regel een goed debiteurenbeheer, Van Zon Business adviseert je hierin
Niemand wil lang op z’n geld moeten wachten, laat staan dat je het risico wilt lopen op een factuur die verjaard is. Voorkomen is ook hier beter dan genezen. Zorg dus voor een goed debiteurenbeheer met bijbehorend proces. Daarmee weet iedereen in het bedrijf welke betalingsvoorwaarden er gelden en hoe er gehandeld wordt als een factuur open blijft staan. Wil je weten of jullie debiteurenbeheer en -processen nog beter kunnen? Vraag het Van Zon Business. We kijken graag met je mee voor tips en advies.