Wat als jouw klant de vordering betwist?
Een klant betaalt de factuur niet. Vaak is dat omdat ze het niet kunnen betalen, maar het kan ook zijn dat ze het niet eens zijn met de factuur. De vordering wordt dan betwist. Natuurlijk kan dit gebeuren omdat ze betalingsproblemen hebben. Maar een klacht, meningsverschil of onbegrip kunnen ook redenen zijn. Wat je dan kunt doen én wat je vooraf kunt doen om een dergelijk geschil te voorkomen, vertellen we je in dit blog.
Betwiste vordering
Allereerst het verschil tussen niet kunnen en niet willen betalen. Kan een klant niet betalen, dan start een traject waarin je zoekt naar een oplossing via bijvoorbeeld een gespreide betaling. En op enig moment, als de betaling uitblijft, kun je overgaan tot incasso of zelfs het beslag laten leggen. Het is een andere situatie als een klant niet wil betalen. De debiteur is dan van mening dat hij niet hoeft te betalen. Dat heet een betwiste vordering en de debiteur kan daarvoor talloze redenen hebben.
Redenen voor een betwiste vordering
Zo kan een vordering betwist worden omdat het product bij levering beschadigd is, te laat is geleverd, niet conform afspraken is geleverd (bijvoorbeeld met andere afmetingen of in een andere kleur). Betreft het een dienst, dan kan het zijn dat de debiteur van mening is dat je tekort bent geschoten, dat het resultaat niet naar verwachting is. Of de debiteur kan aangeven dat hij denkt dat er helemaal geen sprake is van een overeenkomst, en dat hij dus ook niets hoeft te betalen.
Begin met contact opnemen
Is jouw klant het niet eens met de factuur, dan moet je allereerst achterhalen waarom hij het er niet mee eens is. Neem dus contact op en bespreek de situatie. Leg vervolgens vast wat besproken en eventueel afgesproken is, bijvoorbeeld door een mail te versturen. Wat je daarin vermeldt, hangt natuurlijk af van het gesprek.
Als de klant gelijk heeft
Het kan zijn dat je het eens bent met de klacht van jouw klant; in dat geval kun je het beste een zo goed mogelijke oplossing zoeken. Bijvoorbeeld door het product nogmaals te leveren, maar dan wel conform de juiste afmeting, in de gewenste kleur of zonder schade. Iedereen kan immers fouten maken, maar door het goed op te lossen behoud je op die manier wel de klantrelatie, of wordt die zelfs beter.
Als jij het niet eens bent met jouw klant
Het kan natuurlijk ook zijn dat je het helemaal niet eens bent met het verweer van jouw klant. In dat geval moet je ook schriftelijk vastleggen wat jullie besproken hebben en aangeven waarom je het er niet mee eens bent. Kun je dat goed onderbouwen, dan sta je sterk en zal jouw klant moeten betalen. Direct of nadat je het hebt laten voorkomen bij een rechter, maar zover willen de meeste ondernemers het niet laten komen.
Zorg voor een stevige positie: leg alles vooraf goed vast
Een betwiste factuur kun je natuurlijk nooit helemaal voorkomen, maar je kunt er wel voor zorgen dat jij zo sterk mogelijk staat als jouw klant een klacht heeft en daardoor niet wilt betalen. Dat begint met het vooraf goed vastleggen van alles wat wordt afgesproken. Daarmee kun jij aantonen dat jij conform de afspraken hebt geleverd. Om het goed vast te leggen, is het belangrijk dat je:
• De offerte per mail bevestigt
• Het akkoord op de offerte en algemene voorwaarden schriftelijk ontvangt (kan ook per mail)
• De algemene voorwaarden meestuurt met de offerte en in je offerte daar ook naar verwijst
• Belangrijke onderdelen uit die voorwaarden nog schriftelijk toelicht, zoals wat er gebeurt bij annulering van de opdracht
Wijzigingen na akkoord? Zorg voor een schriftelijke bevestiging
Ook nadat je een schriftelijk akkoord op de offerte en de algemene voorwaarden hebt ontvangen, kan er nog iets aan de opdracht veranderen. Gebeurt dat? Bevestig het dan schriftelijk. Verwijs naar de overeengekomen opdracht en geef aan dat deze wijziging een aanvulling op die opdracht is en onder dezelfde algemene voorwaarden wordt uitgevoerd. Vraag jouw opdrachtgever om deze wijziging te bevestigen zodat je later kunt aantonen dat die aanvulling of wijziging inderdaad afgesproken is, en geen reden vormt om de factuur te betwisten.
Je debiteurenproces altijd goed geregeld, met Van Zon Business
Vooraf de zaken goed regelen met jouw klanten zorgt voor een vlotter verloop van het debiteurenproces. Van Zon Business kan je hier ook goed in adviseren. Wil je daar meer over weten? Vraag het ons, we staan voor je klaar.
