Zo ben jij jouw debiteuren dit jaar de baas
“Nieuw jaar, nieuwe kansen”, denk jij er ook zo over? Dan heb je vast voor jouw bedrijf een paar goede voornemens gemaakt. Wie een financieel goed jaar wil draaien, en wie wil dat nou niet, doet er goed aan om het debiteurenbeheer op orde te hebben. Wij helpen je daar alvast bij, met 6 handige tips. Zodat jij in 2024 jouw debiteuren de baas bent.
Financieel gezond bedrijf met een goed debiteurenbestand
In een ideale wereld betaalt elke debiteur op tijd. Maar we weten allemaal dat dit niet altijd zo is. Toch is één van de pijlers van een financieel gezond bedrijf een goed debiteurenbestand. Alle reden dus om in het nieuwe jaar dat hele proces rondom debiteuren weer eens onder de loep te nemen. Kijk daarvoor eens naar het volgende:
Tip 1: Check de betalingsvoorwaarden
Duidelijke afspraken zijn key in het debiteurenbeheer. Je wilt geen discussie met klanten omdat zij jouw betaalcondities anders interpreteren. Of omdat zij beweren dat ze er nooit mee akkoord zijn gegaan. Bekijk daarom de betalingsvoorwaarden nog eens goed en laat het zo nodig ook nakijken door een jurist. Check dan ook op welk moment je deze voorwaarden aan jouw klant overhandigt. Is dat met de offerte? De betaalcondities moeten juridisch juist zijn, ondubbelzinnig en gelijk met de offerte aangeboden worden.
Tip 2: Check de betaalafspraken
Interne afspraken zijn minstens zo belangrijk. Als de standaard richtlijn is dat altijd 25% vooruitbetaald wordt, of dat de betaaltermijn 14 dagen is, dan is het niet handig als een accountmanager zelf afwijkende afspraken maakt. En al helemaal niet als er op die manier allemaal verschillende betaalafspraken ontstaan. Een consequente aanpak binnen het hele bedrijf moet het uitgangspunt zijn. Check dus welke betaalcondities afgesproken worden en welke afspraken gewenst zijn.
Tip 3: Overleg met Sales
Bespreek de gewenste betaalcondities ook met de afdeling Sales. Om ze te informeren, maar ook om van hun ideeën en ervaringen te leren. Zij spreken de klanten en hebben zo hun redenen om andere betaalafspraken te maken. Bespreek met elkaar wat wenselijk is, vanuit het oogpunt van de klant, van Sales en natuurlijk vanuit het bedrijfsbelang. Zo kun je met elkaar een richtlijn bepalen waarop nieuwe betaalafspraken met de klanten gebaseerd worden. En wil een accountmanager daar eens vanaf wijken, en dat gebeurt gegarandeerd, dan kan dat besproken worden. Afwijkingen zijn prima zolang ze doordacht zijn, en niet te veel. Anders heb je voor je het weet weer een rommelig debiteurenbestand. En dat wilde je nu net voorkomen.
Tip 4: Kijk vooruit
Hoe goed jij het in jouw bedrijf ook regelt, je krijgt altijd te maken met klanten die toch hun facturen niet kunnen betalen. Hoe ga je daar dan mee om? Elke situatie vereist maatwerk, maar het is wel goed om vooraf te bedenken wat voor betaalregelingen gemaakt kunnen worden als een klant niet kan betalen. Wat zijn de consequenties van die afspraken voor jullie cashflow? Hoeveel risico lopen jullie als betalingen uitgespreid worden over een langere tijd? En wanneer wil je wel en wanneer wil je niet zulke afspraken maken? Dit vooraf bedenken en doorrekenen geeft rust en inzicht in de mogelijkheden voor jouw bedrijf. Zodat je niet op het moment zelf snel iets moet bedenken wat achteraf misschien niet zo gunstig uitpakt.
Tip 5: Bereid elke stap voor
Omdat er altijd klanten zullen zijn die niet op tijd betalen, heb je in jouw debiteurenproces ook een beleid nodig voor de herinneringen en aanmaningen. Dit kun je goed vooraf uitwerken in een soort flowchart. Bepaal daarin precies wanneer je wat doet. Dus wat doe je op de dag nadat de betaaldatum is vervallen? En wat als je 5 dagen daarna nog steeds niet betaald bent? Werk dit beleid zo concreet en compleet mogelijk uit. Schrijf per actie ook alvast een standaardtekst, zoals voor de eerste herinnering. Betaalt een klant niet op tijd, dan hoef je niet elke keer opnieuw te bedenken wat je gaat doen en wat je moet sturen. Het staat allemaal al voor je klaar.
Tip 6: Blijf in contact met je klant
Ten slotte is het altijd heel belangrijk dat je in contact blijft met jouw klant. Vanaf het eerste contact bij de acquisitie en in het offertetraject tot en met de betaling en zo nodig daarna. Hoe beter dat contact, hoe groter de kans dat jij op tijd wordt geïnformeerd als bij de klant betaalproblemen ontstaan. En dan kun je sneller samen afspraken maken om ervoor te zorgen dat je alsnog betaald wordt en dat de onderlinge relatie intact blijft.
Start je jaar goed en update het debiteurenbeleid, Van Zon Business helpt je graag!
Nu je debiteurenbeleid (weer) eens goed checken, is een goede start van dit nieuwe jaar. Het kost even tijd maar het is de moeite waard. En kun je hier wat hulp bij gebruiken? Of wil je weten wat er bij het beheer van jullie debiteuren nog meer veranderd kan worden? Vraag het ons. Bij Van Zon Business staan we ook in 2024 weer voor je klaar!