Alle termen duidelijk uitgelegd
Goed debiteurenbeheer is belangrijk, maar vaak wordt het ook complex gevonden. De verschillende termen die daarbij gebruikt worden, helpen dan niet altijd mee. Wij zetten daarom alle termen voor het debiteurenbeheer hier op een rijtje, met een duidelijke uitleg.
Aanmaning
Een aanmaning is een schrijven, brief of e-mail, waarmee je de debiteur vraagt om de nog openstaande factuur te betalen. Een aanmaning kan verstuurd worden vanaf het moment dat de uiterste betaaldatum is verstreken. Vaak wordt eerst een herinnering verstuurd, dat is feitelijk hetzelfde maar heeft vaak een wat vriendelijker toon. Een aanmaning klinkt meestal dwingender en sommeert de ontvanger om te betalen. Tijdens deze fase mogen nog geen incassokosten in rekening worden gebracht.
Beslaglegging
Bij een beslaglegging word jij de eigenaar van goederen of tegoeden van jouw debiteur. Je eigent je dan bijvoorbeeld machines, materieel of banktegoeden toe als de betaling van een openstaande factuur uitblijft. Is de debiteur een eenmanszaak of vof, dan kun je ook op de privétegoeden beslag laten leggen. Beslaglegging mag overigens alleen na goedkeuring door de rechter.
Crediteuren
De crediteur is de schuldeiser, degene die iets geleverd heeft en daarvoor een factuur heeft verzonden.
Debiteuren
Debiteuren zijn de klanten en opdrachtgevers van wie jij geld tegoed hebt, degenen die jouw facturen nog moeten betalen.
Eigendomsvoorbehoud
Het eigendomsvoorbehoud wordt vastgelegd in de algemene voorwaarden en betekent dat de geleverde goederen jouw eigendom blijven totdat de debiteur betaalt. Hierbij geldt wel dat de goederen nog precies hetzelfde moeten zijn zoals ze waren bij levering. Groente of vlees dat inmiddels is verwerkt tot een gerecht, kan dus nooit onderwerp van eigendomsvoorbehoud zijn. Verder is het van belang dat terugvorderen niet tot gevolgschade leidt; in dat geval kun jij een claim verwachten.
Executie
Executie is de verkoop van alle in beslag genomen zaken (de beslaglegging). Dit gebeurt als de beslaglegging zelf niet tot betaling heeft geleid. Een executieverkoop mag alleen plaatsvinden na toestemming van een rechter.
Factoring
Met factoring worden jouw debiteuren overgenomen door een factoringmaatschappij. Jij krijgt direct betaald en de maatschappij ontvangt in ruil daarvoor een vergoeding.
Gerechtelijke fase
De gerechtelijke fase is de tweede fase in een incassotraject. Het wordt voorafgegaan door de minnelijke fase. Bij de gerechtelijke fase wordt de debiteur gedagvaard om voor de rechter te verschijnen.
Herinnering
Een herinnering, of een betalingsherinnering, is hetzelfde als een aanmaning. Het is een verzoek aan jouw debiteur om alsnog de factuur te betalen. Doorgaans wordt eerst een herinnering verstuurd, die is wat vriendelijker van toon dan de aanmaning.
Incasso
Met een incasso geef je een ander bedrijf, het incassobureau, de opdracht om een openstaande factuur voor jou te innen. De vordering op jouw debiteur wordt dus uitbesteed. Een incassotraject bestaat uit twee fasen; de minnelijke fase en de buitengerechtelijke fase.
Ingebrekestelling
Een ingebrekestelling is de schriftelijke mededeling aan jouw debiteur dat deze alsnog moet betalen. Dit is dus hetzelfde als een aanmaning of een herinnering.
Kredietverzekering
Een kredietverzekering is een verzekering waarmee je jezelf beschermt tegen het risico van wanbetaling.
Minnelijke fase
De minnelijke fase is de eerste fase van een incassotraject. Daarbij probeert het incassobureau jouw debiteur te laten betalen via aanmaningen en bijvoorbeeld telefoongesprekken. Lukt dat niet, dan volgt de tweede fase: de buitengerechtelijke fase.
Opschorting
Opschorting is een rechtsmiddel waarbij je de levering van goederen uitstelt zolang jouw debiteur jou niet betaalt.
Pandrecht
Een pandrecht is een afspraak die je maakt met de debiteur over wat jouw eigendom wordt als de debiteur niet betaalt. Zo’n afspraak kun je vooraf maar ook achteraf maken en zowel goederen als vorderingen kan de debiteur aan jou verpanden. Let wel op dat het pandrecht alleen rechtsgeldig is als je het notarieel hebt laten vastleggen, of als het in een onderhandse akte is opgenomen die ook bij de Belastingdienst is geregistreerd.
Recht van reclame
Het recht van reclame geeft jou het recht om goederen die je hebt geleverd terug te vorderen binnen zes weken na de betaaldatum. Of binnen zestig dagen na levering. Dit recht van reclame kun je gebruiken als er geen eigendomsvoorbehoud is afgesproken. De goederen mogen niet inmiddels zijn doorverkocht én ze moeten nog in exact dezelfde staat zijn als ze waren bij levering. Hout dat is verwerkt tot een kast, geeft jou dus niet het recht om die kast te vorderen. Het recht van reclame kan ook uitgeoefend worden als slechts een deel van de factuur is betaald; een evenredig deel van de goederen mag dan worden teruggevorderd zolang ze nog in dezelfde staat zijn als bij levering.
Retentierecht
Retentierecht is een vorm van opschorting waarbij jij jouw leveringsverplichting aanhoudt totdat de debiteur betaalt. Dit kan bijvoorbeeld het teruggeven van goederen zijn die jij in jouw bezit hebt omdat je ze zou repareren.
Verrekening
Verrekening betekent dat je de openstaande betaling van jouw debiteur verrekent met een betaling die jij nog moet voldoen aan diezelfde debiteur. Dit mag alleen als de debiteur die openstaande betaling, jouw vordering, niet betwist.
WHOA-wet
De WHOA is de faillissementswet, voluit de Wet Homologatie Onderhands Akkoord. Met de WHOA kunnen bedrijven een doorstart forceren. Hier zijn wel criteria aan verbonden; een bedrijf moet toekomstperspectief hebben én schuldeisers met ten minste twee derde van de uitstaande schuld moeten akkoord gaan met de voorgestelde schuldenregeling. Meer over de WHOA hebben we eerder beschreven in dit blog.
WIK: Wet Incassokosten
De WIK is de Wet Incassokosten. Dit is bij de meesten bekend als een wet die gebruikt wordt bij particulieren, maar het geldt ook bij zakelijke transacties als er geen afspraken zijn gemaakt over incassokosten. Meer over de WIK hebben we in dit blog beschreven.
Vragen over jouw debiteurenbeheer? Ga naar Van Zon Business
Met deze begrippenlijst heb je vast een handig naslagwerk. Heb je nog andere vragen? Of wil je eens overleggen hoe je jouw debiteurenbeheer goed kunt opzetten en uitvoeren? Vraag het dan aan ons. Wij van Van Zon Business zijn dagelijks met alles rondom debiteuren bezig voor onze klanten en staan ook graag jou te woord.