7 vroege signalen dat het misgaat
Een klant die niet betaalt, komt zelden uit het niets. Meestal zijn er al eerder signalen dat het minder goed gaat. Alleen worden die signalen niet altijd herkend, of pas als het te laat is. En dat is natuurlijk zonde. Want hoe eerder je erbij bent, hoe groter de kans dat je nog kunt bijsturen en samen tot een oplossing komt. Daarom in dit blog een overzicht van veelvoorkomende signalen bij wanbetaling. Geen harde bewijzen, maar wel duidelijke aanwijzingen dat je alert moet zijn.
1: Verandering van communicatie
Wat vaak als eerste opvalt, is een verandering in de communicatie. Kreeg je eerst altijd snel reactie op mails en telefoontjes, dan duurt dat nu ineens langer. Of je moet er zelfs meerdere keren achteraan. Dat kan natuurlijk allerlei oorzaken hebben. Drukte, vakanties of interne veranderingen. Maar het kan ook betekenen dat er iets anders speelt. Merk je deze verandering? Blijf dan niet te lang afwachten maar neem contact op zodat je er sneller achter komt wat er speelt.
2: Discussies over facturen die er eerder niet waren
Een klant die ineens vragen gaat stellen over details die eerder nooit een probleem waren, is ook zo’n signaal. Van opmerkingen over kleine verschillen in bedragen tot verzoeken om extra specificaties of inhoudelijke discussies over de factuur. Het kan terecht zijn, maar het kan ook een poging zijn om wat extra tijd te winnen. Eerder schreven we ook al in ons blog over betwiste vorderingen dat een discussie gebruikt kan worden om een betaling uit te stellen. Ontstaat er een discussie over een factuur? Blijf dan duidelijk en richt je op de feiten. Zo houd je het gesprek neutraal en vergroot je de kans op een oplossing waarbij je wel betaald wordt.
3: Veranderingen in het bestelgedrag
Ook het bestelgedrag kan veelzeggend zijn. Een klant die heel regelmatig bestelde en dat ineens niet meer doet, valt op. Zeker als daarvoor geen duidelijke reden is. Wat ook voorkomt: een klant bestelt ineens een tijdlang niets meer, en heeft plotseling een spoedopdracht. Krijg je dan argwaan? Vraag dan goed na wat de reden is van die plotse spoed en waarom je zo’n tijd niets gehoord hebt. Vertrouw je het niet, laat dan vooruitbetalen. Zo’n situatie kan een aanwijzing zijn dat die klant ergens anders niet meer terechtkan. Bijvoorbeeld omdat daar betalingsproblemen zijn ontstaan.
4: Vragen om andere betaalafspraken
Een verzoek om een langere betaaltermijn of om uitstel van betaling, is natuurlijk niets nieuws. En soms is daar ook een heel goede reden voor. Toch is het belangrijk om bij deze verzoeken alert te zijn. Zeker als je ook gedrag bij die klant ziet, dat anders is dan je gewend bent. Het kan namelijk een teken zijn dat de liquiditeit onder druk staat. Ga hier dus bewust mee om, leg eventuele nieuwe afspraken altijd goed vast en informeer de betrokkenen in jouw eigen organisatie hier ook over. Zij kunnen dan ook extra alert zijn op signalen bij deze klant.
5: Betaalgedrag verschuift langzaam
Misschien is dit wel het belangrijkste signaal: veranderingen in betaalgedrag. Een klant die altijd netjes op tijd betaalde, maar nu af en toe een paar dagen te laat is. Of steeds net iets later betaalt dan voorheen. Op zichzelf lijkt dat misschien onschuldig, maar het zegt vaak meer dan je denkt. Want juist dit soort veranderingen zijn belangrijke indicatoren van mogelijke problemen. Monitor je consequent op deze signalen, dan kun je vroegtijdig ingrijpen. Door in ieder geval contact op te nemen met de klant en zo nodig de betaalafspraken aan te passen. Naar (deels) vooruitbetalen bijvoorbeeld.
6: Interne onrust bij de klant
Soms merk je het niet direct aan de betalingen, maar hoor je her en der wel dat er wat speelt binnen het bedrijf van je klant. Of je merkt het, bijvoorbeeld doordat je steeds nieuwe contactpersonen krijgt, er wisselingen zijn op de financiële afdeling of dat er onduidelijkheid is over wie verantwoordelijk is voor betalingen. Dat zijn allemaal signalen die kunnen wijzen op interne onrust. Hoe je hiermee omgaat? Zorg dat je weet wie je waarvoor moet hebben en bevestig belangrijke afspraken opnieuw.
7: Moeilijk bereikbaar rond de betaaldatum
Tot slot zie je vaak dat klanten die niet kunnen of willen betalen, rond de vervaldatum van een factuur ineens slecht bereikbaar zijn. Telefoontjes worden niet opgenomen, mails blijven onbeantwoord of je wordt doorverwezen. Toeval? Dat kan. Maar lijkt het structureel te zijn, dan is dat meestal geen goed teken. Want juist dit soort momenten laten zien hoe serieus een klant met zijn betalingsverplichtingen omgaat.
Wat te doen bij deze signalen?
Herken je een of meerdere van deze signalen? Dan is het heel belangrijk dat je niet te lang wacht. Hoe eerder je het gesprek aangaat, hoe groter de kans dat je samen tot een oplossing komt. Blijf dus in contact, stel open vragen en probeer te begrijpen wat er speelt. Door mee te denken en tegelijk duidelijk te blijven over jouw voorwaarden, houd je grip op de situatie. Want goed debiteurenbeheer is niet alleen het versturen van de facturen, het gaat juist om het onderhouden van het contact. Door actief op deze signalen te letten én op tijd in actie te komen, verklein je het risico op onbetaalde facturen en houd je de relatie met jouw klant zo goed mogelijk.
Grip op je debiteuren? Wij helpen je graag
Wil je beter inzicht in jouw debiteuren en eerder signalen herkennen? Of jouw debiteurenproces verbeteren zodat je altijd goed in kaart hebt wat de status van elke debiteur is? Vraag het ons. Van Zon Business helpt je met praktische oplossingen en een aanpak die werkt. Neem je contact met ons op? Dan plannen we snel een afspraak om verder te praten.