Zachte aanpak is hard nodig bij goed debiteurenbeheer
Voor een gezonde organisatie moet het incasseren soepel en vlot verlopen. Doe dat klantgericht en je werkt ook meteen aan een goede klantrelatie. Iets wat weer essentieel is voor het behoud van jouw bedrijf. Klantgericht incasseren is dus key. Hoe je dat doet en waarom dat juist nu ook hard nodig is, vertellen wij je in dit blog.
Wel zacht, niet soft
Klantgericht incasseren zegt eigenlijk al precies wat het is: een klantgerichte aanpak van incasseren. Dat betekent dat het incasseren duidelijk gebeurt, volgens de gemaakte afspraken, behulpzaam en met empathie. Een zachte aanpak dus, en dat is niet soft maar wel hard nodig.
Duidelijke facturen conform afspraak
Duidelijk en volgens de gemaakte afspraken incasseren zou bij elk bedrijf al normaal moeten zijn. Maak je van de factuur een zoekplaatje, dan is de kans groot dat je niet snel betaald wordt. Een klant zal eerst willen checken of de factuur wel klopt. En hoe meer moeite dat kost, des te langer het duurt. Hetzelfde geldt voor de gemaakte betaalafspraken. Heb je een betaaltermijn van 60 dagen afgesproken en staat er op de factuur 15 dagen? Dan is het wachten op een discussie. En dat is niet zo vreemd. Zorg er dus voor dat je betrouwbaar en duidelijk bent, dat scheelt veel gedoe en draagt bij aan een snellere betaling.
Facturen met betaallink
Behulpzaam zijn bij het incasseren is praktisch en ook heel slim. Verstuur je factuur digitaal en stuur direct een betaallink mee. Daar zijn verschillende platformen voor en de meeste kun je gemakkelijk koppelen aan een boekhoudsysteem. Dat is dus voor jou heel efficiënt, maar ook voor je klant. De betaling kan snel en gemakkelijk verwerkt worden wat het betaalproces bij jouw klant vereenvoudigt. Ook is er hiermee veel minder kans op fouten, zoals een verkeerde omschrijving of code.
Sneller betaald dankzij de betaallink
Een betaallink meesturen met de factuur zorgt er in de praktijk ook voor dat je veel eerder betaald wordt. Zowel particuliere als zakelijke klanten betalen een factuur met betaallink vele malen sneller dan dat ze een gewone factuur (via de mail of post) betalen. Heb je veel klanten die vaak te laat betalen? Dan is het toevoegen van zo’n betaallink zeker het proberen waard.
Empathie met een persoonlijke toon
Ten slotte kan wat empathie bij het incasseren nooit kwaad. Je inleven in de klant, weten wat daar speelt en of ze behoefte hebben aan een beetje maatwerk, kan ervoor zorgen dat jouw klant graag bij jou blijft. Natuurlijk is er meer nodig dan alleen empathie om tevreden en loyale klanten te creëren. Maar vervang de standaard aanmaning door die mail of brief iets vriendelijker van toon te maken als je weet dat die klant daar gevoelig voor is. Of door het te personaliseren en de tekst van de aanmaning persoonlijker te maken. Het draagt bij aan het verbeteren van de klantrelatie. En zoals we al eerder schreven , kun je de aanmaningen ook via ChatGPT schrijven als je het bijvoorbeeld lastig vindt om zelf de gewenste toon te vinden. Check de tekst altijd nog wel even goed en pas aan waar nodig, maar het kan nuttig zijn om je op weg te helpen.
Optimaliseer nu jouw debiteurenbeheer
Wereldwijd zien we ontwikkelingen die de economie in het algemeen geen goed doen. De kans dat dit uiteindelijk ook gevolgen heeft voor de financiële situatie bij jouw klanten, is aanwezig. Besteed daarom nu al tijd aan de klantrelaties en optimaliseer jouw debiteurenbeheer. Met bijvoorbeeld zo’n betaallink, met persoonlijke, vriendelijke (maar wel duidelijke!) herinneringen en met facturen die gewoon kloppen, duidelijk zijn en volgens de afspraken.
Van Zon Business helpt
Bij Van Zon Business helpen we bedrijven met het verbeteren van hun debiteurenbeheer. We kijken naar de manier van incasseren, naar de processen bij de administratie en de manier waarop het gehele debiteurenproces in een bedrijf is ingebed om vervolgens met praktische adviezen en ondersteuning de aanpak en uitvoering te verbeteren. Ben je benieuwd welke mogelijkheden we daarin bij jouw organisatie zien? Laten we dan eens verder praten bij een kop koffie. Bel of mail en we spreken snel af.