Jouw bedrijf groeit en iedereen is tevreden met die groei. Jij ook en toch houdt het je soms ook wakker. Want wat als de groei te snel gaat, als het bedrijf de groei financieel niet aankan? Het zal de eerste keer niet zijn dat een bedrijf ten onder gaat aan zijn eigen succes… Allemaal doemgedachtes die je afhouden van wat je eigenlijk wilt doen; ondernemen en werken aan een mooie organisatie! En met een goed geregeld debiteurenbeheer kan dat ook. Want wie het debiteurenbeheer nu professionaliseert, creëert een solide basis voor een grotere organisatie.
Processen voor een groeiende, gezonde organisatie
Waar in een kleiner bedrijf de zaken nog wel ‘even geregeld’ kunnen worden, zijn processen bij een groter bedrijf hard nodig om de organisatie gezond en soepel te houden. Basisregels die je met elkaar en met de klanten afspreekt zodat iedereen daar wel bij vaart. En het financiële stuk is daarin een belangrijk onderdeel. Bij Van Zon Business zien we vaak genoeg hoe het niet moet maar weten we ook hoe je het debiteurenbeheer goed regelt om er later de vruchten van te plukken. We zetten hier 6 tips voor je op een rij:
Bepaal de betalingsafspraken
Maak goede afspraken met prospects en klanten, al vanaf het eerste contact! Wees daarin duidelijk wat jullie als bedrijf voor betalingsafspraken hanteren en stem deze afspraken intern eerst goed af. Als sales andere afspraken met de klant maakt dan de administratie kan verwerken of dan de controller goed vindt, dan is dat niet handig. Voorkom discussies achteraf hierover door dit vooraf intern én extern duidelijk en consequent te communiceren.
Check de contracten
Check bestaande contracten op betalingsafspraken en maak het bespreekbaar met de klant als die afspraken niet meer passen binnen de nieuwe richtlijnen van jullie bedrijf. Maak duidelijk waarom jullie dit anders willen gaan regelen en geef ruimte aan de klant om het ook bij hen aan te passen.
Factureer tijdig
Misschien werd er altijd gefactureerd als de klus af was, als er tijd was of als de financiën het nodig hadden. Ook daarvoor geldt dat dit gestructureerd moet worden; wees duidelijk wanneer er gefactureerd gaat worden en zorg dat dit tijdig gebeurt. Zo houd je de liquide middelen op peil en ben je voorbereid als bij jouw klant de administratie even niet aanwezig is door vakantie, de bouwvak of een kerstreces. Jij hebt immers op tijd gefactureerd zodat jullie factuur voor die afwezigheid nog behandeld kan worden!
Stel eisen aan de factuur
Hoe groter de organisatie, hoe meer projecten, producten of diensten. En dat betekent dat er eisen gesteld worden aan de factuur. Wat moet erop vermeld worden, hoe zorg je dat je de juiste factuur aan het juiste project kan toewijzen? Bespreek dit vooraf en stel dat in zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.
Beperk de risico’s
Hoe groter het bedrijf, hoe groter de risico’s. Dat lijkt een voldongen feit, maar toch wil je de risico’s natuurlijk zoveel mogelijk beperken. Bepaal daarom vooraf welke risico’s aanvaardbaar zijn, en wat niet meer. Is een opdracht te groot voor het risico dat je wilt en kunt lopen? Dan stel je daar de betaalafspraken op in of kies je voor een kredietbeoordeling van de klant. Of allebei. Hoe dan ook, voorkom dat je voor onaangename verrassingen komt te staan.
Voorkom oude posten
Heb je nog veel openstaande oude posten? Probeer deze dan zo snel mogelijk weg te werken door actief achter de betaling aan te gaan en voorkom dat je opnieuw oude posten opbouwt. Teveel van dit soort posten is namelijk een indicatie voor een bank of geldverstrekker dat de financiële situatie van jouw bedrijf niet op orde is, en dat kan een reden zijn om een lening niet te verstrekken.
Van Zon Business helpt bij een gezond en goed debiteurenbeheer
Een bedrijf dat groter groeit vergt dus meer dan meer personeel en lef; inzicht in de financiën en vooral het goed regelen is essentieel om de groei van het bedrijf gezond en succesvol te kunnen doorstaan. Van Zon Business kan jou daarin helpen; om dat inzicht te verkrijgen, om nieuwe processen te implementeren of om een ouderdomsanalyse op openstaande posten uit te voeren en ze te verminderen. Ben je benieuwd of en hoe wij jou bij jouw groeiend bedrijf kunnen helpen? Laten we dan eens kennismaken. Neem jij contact met ons op?