Zo krijg je sneller betaald
Als startende ondernemer heb je vaak al veel aan je hoofd: productontwikkeling, marketing, groei en natuurlijk je financiën. Want als je niet of niet op tijd betaald wordt, dan kan zomaar je jonge bedrijf in gevaar komen. Daarom is een goed debiteurenbeheer heel belangrijk. Dat helpt je om op tijd betaald te krijgen en financiële problemen te voorkomen. Maar omdat je natuurlijk niet nog meer zelf wil uitzoeken, hebben wij hier voor jou de belangrijkste tips op een rij gezet hoe jij het debiteurenbeheer voor jouw start-up goed regelt.
Waarom meteen al het debiteurenbeheer regelen?
Je hebt vast een ellenlange to-do-lijst en misschien staat het regelen van je debiteurenproces niet bovenaan dat lijstje. Toch is het slim om dat wel zo snel mogelijk te doen. Een goed debiteurenbeheer helpt je namelijk om grip te houden op je debiteuren. Het geeft je overzicht, zorgt ervoor dat je snel kunt schakelen als iemand niet op tijd betaald en dat geeft weer rust. Je weet namelijk precies wat je wanneer kunt verwachten. En wil je eens met een bank over een lening praten? Dan helpt het als jij kunt laten zien dat je jouw zaken goed op orde hebt, zoals met een compleet en juist debiteurenoverzicht. Iets dat je makkelijk kunt laten zien als het debiteurenproces bij jou goed op orde is.
Tip 1: Wees duidelijk over je betaalvoorwaarden
Voorkom gedoe over betalingen door direct duidelijk te zijn. Zorg dat je de betaalvoorwaarden opstelt, vastlegt en altijd helder naar je klanten communiceert. In je betaalvoorwaarden moet in ieder geval staan:
- De betaaltermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen)
- De manier van betalen (via bankoverschrijving, een automatische incasso of betaallink)
- Wat de gevolgen zijn van een te late betaling (zoals rente en incassokosten)
Stuur de betaalvoorwaarden altijd mee met elke offerte en elk contract en verwijs er ook naar. En vermeld ze op je facturen. Zo voorkom je discussie achteraf.
Tip 2: Factureer snel
Hoe eerder je factureert, des te eerder je betaald kunt worden. Verstuur dus de factuur zodra je jouw product of dienst hebt geleverd, of zodra je akkoord hebt als je bijvoorbeeld een deel vooruit laat betalen. Zorg er daarbij wel voor dat je facturen volledig zijn en dat ze kloppen. Op de factuur moet onder andere het volgende staan:
- Een omschrijving van het geleverde (de prestatie of het product)p
- Het btw-nummer en KvK-nummer
- Eventueel een betaallink voor het gemak
Check wel altijd nog of de factuur klopt. Een fout zorgt gegarandeerd voor vertraging in de betaling, en dat is nou net niet de bedoeling.
Tip 3: Houd de betaaldatum goed in de gaten
Het beste voorkom je een te late betaling. Stuur daarom vlak voor de vervaldatum van de factuur een vriendelijke reminder naar jouw klant. Betaalt hij niet op tijd, bel dan meteen nadat de betaaltermijn is verstreken. Persoonlijk contact is altijd aan te raden boven nog een mail of boze app. Door te bellen, kun je informeren wat de reden is dat de betaling uitblijft. Misschien is er niets aan de hand en word je alsnog snel betaald. Speelt er wel iets? Dan kun je meedenken in een oplossing. Bijvoorbeeld door een gespreide betaling voor te stellen. Zo behoud je de klantrelatie wat altijd goed is als je in de toekomst nog eens zaken wilt doen.
Tip 4: Denk vooraf na over het inzetten van herinneringen en aanmaningen
Blijft een betaling toch uit, dan moet je aan de slag met herinneringen, aanmaningen en misschien zelfs een incassobureau inschakelen. Dat soort werk komt nooit gelegen, dus bedenk vooraf wat je in zo’n situatie doet en werk alles alvast uit. Van de mogelijke teksten die je gebruikt in een mail of brief die je als herinnering stuurt, tot en met een planning wat je op welk moment doet. Door dit vooraf goed uit te werken, kost het je daarna veel minder tijd.
Tip 5: Werk efficiënt en automatiseer
Als start-up wil je natuurlijk jouw tijd zo efficiënt mogelijk besteden. Automatisering helpt je daarbij. Dat bespaart namelijk niet alleen tijd, het vermindert ook het risico op fouten. Overweeg je automatisering, dan kan dat onder andere met:
- Facturatiesoftware met automatische herinneringen
- Automatische incasso’s voor terugkerende betalingen
- Dashboard dat snel een actueel debiteurenoverzicht maakt voor inzicht in de openstaande facturen
Een goede start maak je met een goed debiteurenbeheer, Van Zon Business helpt je graag!
Een goed debiteurenbeheer is essentieel voor de groei en stabiliteit van jouw start-up. Wil je hulp bij het uitzetten van dat proces voor jouw beginnende onderneming? Vraag het ons gerust, of kijk eens bij de eerdere blogs . Ook daarin staan veel praktische tips en nuttige informatie waar jij als startende ondernemer al veel mee kan. En heb je nog vragen of wil je deskundig advies? Neem dan contact met ons op en we maken graag een afspraak!