Schoon je administratie op voor de jaarafsluiting!
De geur van zonnebrand zit nog vers in het geheugen maar in de winkels komen de pepernoten alweer tevoorschijn. Hoe vroeg het ook lijkt, dit is wel dé tijd om je administratie voor te bereiden op de eindejaarsafsluiting. En dat is een prima moment om eens goed naar de dubieuze debiteuren op jouw lijst te kijken. Hoe je die herkent en wat je kunt doen als een factuur oninbaar lijkt te zijn, vertellen we je hier. Want begin je daar nu mee, dan is jouw administratie voor het einde jaar mooi opgeschoond.
Wat is een dubieuze debiteur?
Een dubieuze debiteur is een klant waarvan het lijkt dat die de factuur niet gaat betalen. Dit kan zowel een nieuwe klant zijn als een bestaande die in het verleden altijd trouw en op tijd betaalde. In elk geval wordt er niet gereageerd op al jouw betaalverzoeken en aanmaningen. De factuur blijft openstaan en jij blijft op je geld wachten. Elk bedrijf krijgt wel eens te maken met dubieuze debiteuren, maar geen een bedrijf zit erop te wachten. Daarom is het goed te weten hoe je deze klanten herkent en wat je ermee doet.
Herken de dubieuze debiteur
Je kunt verrast worden door een dubieuze debiteur. Toch zijn er vaak al waarschuwingen dat die klant moeite heeft met betalen. Je herkent een dubieuze debiteur aan een van de volgende signalen:
- Te laat betalen; jouw klant betaalt te laat en houdt zich niet aan de gemaakte betaalafspraken.
- Excuses; veel excuses over de te late betalingen zijn vaak al een veeg teken.
- Verandering van huisbank; hoor je dat jouw klant van bank verandert? Dan kan het zijn dat ze bij hun vorige bank geen krediet meer krijgen. Opletten dus!
- Verdachte verkoop; hoor je dat jouw klant een grote verkoop heeft gedaan aan een dubieuze klant? Dan kan het zijn dat jouw klant daar last van krijgt, en jij uiteindelijk ook…
- Verandering in aankopen; kon je er de klok op gelijk zetten wanneer jouw klant wat bestelde, of hoeveel en is dat ineens anders? Check dan wat die verandering veroorzaakt.
- Geen respons; krijg je geen contact meer met jouw klant, wordt er niet meer gereageerd op bellen of mailen? Dat is een teken aan de wand!
- Verzoek om uitstel van betaling; dit is een heel duidelijk signaal, maar het kan ook goed zijn. De klant blijft in contact met je zodat je er samen uit kunt komen. Let wel op als deze verzoeken vaker gedaan worden, dan gaat iets niet goed.
Debiteurenadministratie doornemen voor einde jaar
Richting het einde van het jaar is het belangrijk om je debiteurenadministratie weer eens zorgvuldig door te nemen. Door goed op de signalen te letten, kun je de potentiële dubieuze debiteuren eruit filteren. Neem contact met ze op en vraag hoe het gaat. Vertrouw je het niet? Lever dan niet op krediet maar bespreek andere betalingsvoorwaarden zodat jouw risico afneemt.
Oninbare facturen
Heb je al dubieuze debiteuren? Dan ga je natuurlijk eerst proberen alsnog de factuur betaald te krijgen. Lukt dat niet, dan is er sprake van een oninbare factuur. Je kunt over die factuur de btw terugvragen. Dit mag als zeker is dat de factuur niet betaald gaat worden, of als je besluit dat het laten betalen van die factuur de tijd en moeite die het je kost, niet waard is. De factuur wordt in ieder geval als oninbaar beschouwd als die een jaar na het verstrijken van de uiterste betaaltermijn, nog steeds niet betaald is.
Terugvragen btw over oninbare facturen, zo doe je dat
Over een oninbare factuur kun je de btw terugvragen. Dat doe je in de eerstvolgende btw-aangifte. Je boekt het dan als ‘aftrekbare voorbelasting’. Of je neemt het bedrag in de boekhouding op als ‘negatieve omzet’. Het btw-bedrag wordt dan automatisch ook negatief waarmee je het in mindering brengt op de btw die je moet betalen. Stel dat jouw debiteur later alsnog betaalt en jij de btw al hebt teruggevorderd? Dan moet je natuurlijk de ontvangen btw alsnog afdragen. Dat doe je in de aangifte omzetbelasting die je indient over het tijdvak waarin je de betaling (deels) hebt ontvangen.
Opschonen administratie = strak en goed geregeld debiteurenbeheer
Natuurlijk heeft het laten betalen de voorkeur. Maar voorzie je nu dat je met dubieuze debiteuren te maken krijgt? Dan kun je er maar beter voor zorgen dat je het oplost en daarmee jouw administratie opschoont. Zo zorg je ervoor dat je het overzicht behoudt maar je laat ook zien dat je jouw debiteurenbeheer strak en goed geregeld is. Iets wat goed van pas kan komen als jij eens zelf een lening wilt aanvragen bij een bank bijvoorbeeld.
Advies bij jouw dubieuze debiteuren? Van Zon Business helpt je persoonlijk
Het opvolgen van dubieuze debiteuren en het opschonen van jouw boekhouding voor de eindejaarsafsluiting is tijdrovend maar wel heel belangrijk. Wil je persoonlijk advies hoe je dit het beste kunt aanpakken voor de administratie van jouw bedrijf? Dan kun je op ons rekenen. Bij Van Zon Business regelen we de debiteurenadministratie en het debiteurenproces voor onze klanten en we helpen ook jou daar graag mee verder. Neem daarom gerust contact met ons op, dan beginnen we met een vrijblijvende kennismaking.