Zo kom jij toch de zomer door
Het is alweer zomer en de eerste echt warme dagen zijn ook alweer geweest. Typisch het moment waarop het bij sommige bedrijven een stuk rustiger wordt op de administratie. Niet omdat er geen facturen verwerkt moeten worden, maar omdat de medewerkers op vakantie gaan. En daar kun je last van hebben als dat bij jouw debiteuren gebeurt.
Geen medewerkers, geen betaling
Het is wat kort door de bocht, maar ‘geen medewerkers, geen betaling’ is wel vaak de strekking van wat we horen als we vragen waarom een factuur nog openstaat. Tegen de tijd dat de zomervakantie begint, kan het langer duren dat een factuur betaald wordt. Omdat er geen mensen zijn om voor akkoord te tekenen of om de betaling in te boeken. Of, omdat er niet betaald kan worden en de vakantie dan als een excuus gebruikt wordt.
Drukte door personeelstekort in vakantietijd?
Met overal een tekort aan personeel is het op zich ook niet zo vreemd als er geen vervanging geregeld is die de administratie en betalingen kan overnemen. Bij de meeste bedrijven hebben de mensen het al druk genoeg zonder nog het werk van een collega over te nemen. Dat er in een vakantieperiode werk blijft liggen, is dus niet heel vreemd of ongeloofwaardig. Het is dan ook lastig om te bepalen of de drukte door vakantie echt de oorzaak is van het uitblijven van betalingen, of niet.
Voorkomen
Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen dus het beste is om de facturen nog voor de vakantieperiode te versturen. Weet jij of jouw klant dicht gaat, bijvoorbeeld vanwege de bouwvak? Zorg dan dat jouw facturen ruim voor die sluitingsdatum bij jouw klant zijn. En bel het nog even na om te checken of ze ook ontvangen zijn en op tijd ingeboekt kunnen worden.
Hoe kun jij helpen?
Gaat jouw klant niet dicht maar is het daar rustiger door de vele medewerkers die op vakantie zijn? Dan maakt het niet zo heel veel uit wanneer je de facturen stuurt. Wat altijd goed is, is om contact op te nemen. Vraag hoe het proces nu gaat en of je de factuur misschien naar een ander moet sturen, of iemand in de cc moet zetten. Probeer ze te helpen door hun eventueel aangepaste betaalproces goed te volgen, zodat jij ook vlot betaald kan worden.
Neem contact op
Merk jij dat jouw facturen niet betaald worden? Neem dan contact op en vraag of ze de factuur alsnog zo snel mogelijk willen betalen. En is diegene op vakantie? Vraag dan wie het overneemt en wanneer jouw contactpersoon terug is. Ook raden we je aan om na het gesprek nog een herinnering te mailen waarin je refereert aan het gesprek en (opnieuw) verzoekt om de factuur zo snel mogelijk te betalen.
Als de betaling uitblijft
Blijft de betaling alsnog uit, neem dan weer contact op. Misschien is jouw contactpersoon terug en komt alles snel weer in orde. Is dat niet het geval, vraag dan of je kunt helpen door samen een oplossing te zoeken. Blijf in ieder geval in gesprek, stuur aan op een oplossing en bevestig direct daarna wat is afgesproken.
Jouw debiteurenwerk tijdens jouw vakantie
Ga jij deze zomer ook op vakantie? Draag jouw debiteurenwerk als het even kan dan over zodat je niet na jouw vakantie ontdekt dat een groot deel van de facturen nog openstaat. Door het debiteurenproces goed in te richten en gebruik te maken van heldere overzichten en duidelijke afspraken die goed terug te vinden zijn, is het makkelijker voor een ander om jouw werk tijdelijk waar te nemen.
Voorbereiden voor de volgende vakantie, Van Zon Business helpt (vanaf half augustus weer)
Wil je dat voor een volgende vakantie het debiteurenbeheer soepeler verloopt? Begin het proces dan aan te passen na deze zomer. Je hebt dan genoeg tijd om veranderingen door te voeren zodat je voor de volgende vakantieperiode de facturen bijvoorbeeld eerder kunt versturen. En dat je debiteurenlijsten dan duidelijk en up-to-date zijn zodat het makkelijker over te dragen is als je zelf even weg bent. Bij Van Zon Business regelen we dit vaak voor bedrijven en we kunnen ook jou hiermee van dienst zijn. Wil jij dat ook? Laat het ons weten. Vanaf half augustus staan we weer voor je klaar, tot die tijd genieten wij van de zon. We wensen jou een hele fijne zomer toe!