Een herinnering sturen kan iedereen. Betaald krijgen is iets anders…
De zomer is begonnen. Een periode waarin facturen vaker blijven liggen. De administratie is onderbezet, collega’s vervangen elkaar en inboxen lopen daardoor sneller vol dan normaal. Nu is dus een goed moment om eens kritisch naar jouw betalingsherinneringen te kijken. Zijn die wel zo effectief als je zou willen? Want een herinnering sturen is zo moeilijk niet, maar ervoor zorgen dat ze betaald worden kan een stuk lastiger zijn.
Worden jouw betalingsherinneringen wel gelezen?
Veel betalingsherinneringen lijken op elkaar. Met standaardteksten en een onopvallende onderwerpregel. Ze verdwijnen dan gemakkelijk tussen alle andere e-mails. Kijk daarom eens kritisch naar de herinneringen die jullie versturen en check het volgende:
- Zou je die betalingsherinnering zelf lezen?
- Is het direct duidelijk wat er van de ontvanger verwacht wordt?
- Past de toon bij de relatie die je met je klanten hebt?
- Is het betalen eenvoudig gemaakt?
- Creëert de boodschap voldoende urgentie?
Kun je niet overal ‘ja’ op antwoorden? Dan kun je het debiteurenproces op dit punt vast verbeteren.
Stop met de 1e, 2e en 3e herinneringen
Veel bedrijven sturen een eerste, tweede en derde herinnering. Iets wat debiteuren vaak zien als een signaal dat er nog een volgende herinnering komt. En waarom zouden ze vandaag betalen, als volgende week er waarschijnlijk toch weer een nieuwe herinnering komt? Met het nummeren van de betalingsherinneringen creëer je minder urgentie.
Van herinnering naar sommatie
Zorg dat jouw debiteur doorheeft dat het gaandeweg de betalingsherinneringen menens is. Zie het als een escalatieladder waarbij je elke volgende herinneringen een andere, steeds zwaarwegender, naam geeft. Zoals:
- Openstaande factuur
- Betalingsherinnering
- Aanmaning
- Sommatie of Ingebrekestelling
Zo begrijpt jouw debiteur direct waar hij staat in het proces en ziet hij dat de herinneringen niet eindeloos doorgaan.
Betalingsherinnering, aanmaning of ingebrekestelling, is er een verschil?
Juridisch gezien is er niet veel, of zelfs geen, verschil tussen de verschillende termen. Maar de intentie die ervan uitgaat, wordt wel degelijk verschillend ervaren. Een belletje of mailtje over een openstaande factuur voelt niet dwingend, hooguit als een vriendelijke reminder. Terwijl een sommatie echt veel zwaarder voelt dan een aanmaning. Een goede opbouw van dit soort brieven laat ook een andere toon in de teksten zien. Waar die openstaande factuur nog kan klinken alsof je zegt: ‘Joh, ik begrijp dat je het vergeten bent. Daarom help ik je hier even aan herinneren.’, moet de sommatie of ingebrekestelling duidelijk de allerlaatste stap zijn voordat je overgaat naar het zwaardere geschut, het incassobureau. Dat maak je heel duidelijk, in tekst en in toon.
Vriendelijk beginnen
Besef dat niet elke te late betaling een bewuste keuze is. Soms is een factuur blijven liggen, was iemand met vakantie of is die verkeerd geboekt. Vervelend, maar het kan iedereen gebeuren. Blijf daarom bij het eerste contactmoment vriendelijk, wel duidelijk, maar niet meteen dreigend. Klantgericht dus, dat vergroot de kans op een reactie en op een betaling.
Timing maakt het verschil
Een goede herinnering heeft pas echt effect als die ook op tijd wordt verstuurd. Wacht dus niet te lang maar neem al binnen een paar werkdagen na het verstrijken van de vervaldatum contact op. Vermeld ook daarin weer een uiterste datum en neem direct daarna weer contact op met de volgende herinnering. Leg de momenten waarop je welke herinnering verstuurt vast in een proces. Zodat automatisch de mail of brief klaargezet wordt als op dat moment nog niet betaald is.
Maak betalen zo eenvoudig mogelijk
Wil je dat je zo snel mogelijk betaald wordt, dan moet je ervoor zorgen dat het betalen ook zo makkelijk mogelijk is. Controleer daarom of de betalingsherinnering alles bevat wat nodig is om direct te kunnen betalen:
- Het openstaande bedrag
- Het factuurnummer
- De vervaldatum
- Een betaallink
- Jouw contactgegevens
En zorg ervoor dat al die gegevens in elke volgende herinnering (aanmaning of sommatie) opnieuw worden genoemd.
Dubbelchecken voordat je begint te herinneren
Een debiteurenproces dat goed op orde is, is veel effectiever. Maar soms is het niet juist om meteen dat proces op te starten. Check voordat je de herinnering verstuurt, of alles wel klopt. Is de factuur wel verstuurd en naar het juiste e-mailadres? Is er niet al een reactie van de klant geweest, bijvoorbeeld omdat ze vinden dat de factuur niet klopt? En bel even met de debiteur om te checken wat er aan de hand is. Misschien is er niets bijzonders en word je daarna alsnog meteen betaald.
Geniet van de zomer en houd grip op je debiteuren
De zomer is een mooie periode om even afstand te nemen van de dagelijkse drukte. Maar openstaande facturen nemen geen vakantie. Met een goed ingericht debiteurenproces blijven de betalingen binnenkomen, ook als jij of jouw klant tijdelijk minder aanwezig is. Met duidelijke afspraken, effectieve herinneringen en een logische opvolging voorkom je dat facturen na de zomer nog steeds openstaan.
Wil je weten hoe effectief jouw herinneringen werkelijk zijn? Of dat er in jouw debiteurenproces nog verbeteringen mogelijk zijn? Van Zon Business kijkt, na de vakantie, graag met je mee! Zo heb ook jij straks grip op jullie debiteuren en ga je goed voorbereid de laatste maanden van het jaar in.
Voor nu wensen we je een hele fijne zomer!