Wanneer is een betalingsregeling verstandig en wanneer niet?
Je wilt het liefst dat jouw klant de factuur in één keer betaalt. Duidelijk, snel en goed voor je cashflow. Maar wat als dat niet lukt? Een betalingsregeling treffen met je klant kan een oplossing zijn. In dit blog lees je wanneer dat slim is, en wanneer juist risicovol. Plus: hoe je ervoor zorgt dat zo’n regeling jou ook echt wat oplevert.
Een betalingsregeling: beter dan niets
Als jouw klant moeite heeft met betalen, is het vaak beter om een regeling af te spreken dan helemaal niets te ontvangen. Door samen een oplossing te zoeken, vergroot je de kans dat je alsnog betaald krijgt. Zeker als je klant tijdelijk in financieel zwaar weer zit, kan een goede betalingsregeling net het verschil maken. Zo’n regeling is dan beter dan een langdurig incassotraject of zelfs helemaal niets ontvangen.
Risico voor jouw cashflow
Toch kleeft er ook een risico aan gespreide betalingen. Zeker als je met maandelijkse termijnen werkt. Dan duurt het lang voor je al jouw geld ontvangen hebt. En als jouw klant onderweg alsnog omvalt, heb je maar een deel van jouw inkomsten ontvangen. Dat kan je cashflow behoorlijk onder druk zetten. Daarom is het belangrijk dat als je een betalingsregeling aanbiedt, je dat alleen doet als het echt niet anders kan, dat je de voorwaarden scherp stelt én dat je de controle houdt.
5 slimme tips voor betalingen in termijnen:
1. Kies voor korte termijnen
Laat je klant wekelijks betalen in plaats van maandelijks. Zo zie je sneller als het mis dreigt te gaan en je blijft beter in controle over het proces.
2. Spreek vaste betaaldata af
Bijvoorbeeld elke maandag of vrijdag. Zo’n vaste betaaldag geeft structuur, maakt het overzichtelijk voor jou en je klant en het voorkomt verwarring.
3. Leg alles schriftelijk vast
Zorg dat alles zwart-op-wit staat: het totaalbedrag, het aantal termijnen, de exacte bedragen en betaalmomenten. En laat je klant schriftelijk akkoord gaan. Dat vermindert het risico op discussie achteraf.
4. Monitor de betalingen actief
Wordt er een termijn gemist? Neem direct contact op, vraag wat er aan de hand is en stuur ook meteen een herinnering. Zo laat je zien dat je erbovenop zit.
5. Voorkom vrijblijvendheid
Neem in de overeenkomst ook op wat de gevolgen zijn als de betaalafspraken niet worden nagekomen. Bijvoorbeeld dat de hele vordering alsnog direct opeisbaar wordt.
Extra tip: gebruik automatische incasso
Heb je de betaalregeling vastgelegd? Stel dan een automatische incasso in. Daarmee bepaal jij het betaalmoment en vergroot je de kans op tijdige betaling. Zo houdt je zonder al te veel extra werk toch grip op je cashflow.
Regel de afspraken goed, ook intern
Heel belangrijk is ook dat je de betaalafspraken goed intern regelt. Als het enkel wat losse afspraken zijn, loop je het risico dat niet iedereen ervan op de hoogte is, of niet iedereen er rekening mee houdt. Zorg er dus voor dat betalingsregelingen goed zijn verankerd in je processen en voorwaarden. Dat doe je als volgt:
Neem in je algemene voorwaarden op wanneer je zo’n regeling aanbiedt en onder welke voorwaarden je dat doet. Zoals een maximale looptijd, rente en wat te doen bij een gemiste betaling.
Werk met een standaardformat voor dit soort afspraken.
Zorg dat iedereen, van sales tot en met de administratie, weet hoe en wanneer een betalingsregeling wordt aangeboden. En dat die afspraken en opvolging goed worden vastgelegd.
Integreer het in je debiteurenproces. Maak hiervoor een standaard stappenplan zoals wanneer je het aanbiedt, waar het standaardformat staat, wat je doet bij het uitblijven van een betaling en hoe je iedereen informeert en op de hoogte houdt.
Maak het digitaal inzichtelijk: registreer de afspraak in je systeem en zorg dat je ook de betalingen daarin kunt volgen. Zodat je automatisch een signaal krijgt bij een gemiste betaling. Je kunt dan meteen in actie komen.
Slim geregeld is minder risico
Een betalingsregeling is geen ideale situatie maar soms wel de beste optie. Zorg dan wel dat het goed geregeld is. Door korte termijnen af te spreken, alles vast te leggen en je processen hierop in te richten, maak je van een lastige situatie toch een werkbare oplossing. Je vergroot daarmee de kans dat je alsnog je totale betaling ontvangt én je behoudt het contact met de klant.
Liever vooraf goed geregeld? Vraag het Van Zon Business!
Voorkomen blijft altijd beter dan genezen. Wil je meer grip op je facturen en debiteuren? Laat ons eens meekijken naar je debiteurenproces. Van Zon Business helpt je namelijk met praktische oplossingen én aan een proces dat echt werkt. Bel of mail ons voor een vrijblijvende afspraak.