Met slimme inzichten naar een sterker debiteurenbeleid
Niet elke klant is even risicovol, maar hoe weet je waar in jouw klantenbestand het gevaar schuilt? Veel ondernemers sturen op cijfers zoals omzet en groei, maar vergeten te kijken naar wie structureel te laat betaalt. En juist daar ligt vaak het grootste risico. Want als je weet welk type klant vaker betalingsproblemen heeft, kun je daar tijdig rekening mee houden. In dit blog leggen we uit wat risicoclusters zijn, hoe je ze herkent én hoe je daar slim op inspeelt.
Wat zijn risicoclusters?
Een risicocluster is een groep klanten met gelijksoortige kenmerken, die vaker betalingsproblemen hebben. Dit kunnen bedrijven zijn die structureel te laat betalen maar ook degene waar regelmatig administratieve fouten voorkomen of die bijvoorbeeld vragen om afwijkende betaalafspraken. Het gaat dus om het opmerken van belangrijke signalen in het betaalgedrag van jouw klant, niet om het stigmatiseren van een groep klanten. Ga je patronen herkennen, dan kun je jouw debiteurenproces optimaliseren.
Hoe herken je een risicocluster in jouw klantenbestand?
Je hoeft geen data-analist te zijn om patronen te ontdekken. Stel jezelf een aantal vragen zoals:
- Welke klanten betalen standaard te laat?
- Bij wie lopen de herinneringen vaker op tot een aanmaning?
- Zijn er sectoren of bedrijfsmodellen die vaker voor vertraging zorgen?
- Zijn er klanten waar het betaalproces altijd meer tijd of opvolging kost?
Je krijgt al snel meer inzicht als je de facturen van de afgelopen zes maanden doorneemt. Zet daarvan alle openstaande posten, herinneringen en betalingen op een rij. Waarschijnlijk zie je dan vanzelf al waar het steeds misgaat.
Proactief risico’s aanpakken
Ontdek je dat een bepaalde sector in jouw klantenbestand steeds weer wacht op de tweede herinnering voordat ze betalen? Dan kan het verstandig zijn om voortaan afspraken te maken over betalingstermijnen. Of om al een deel vooraf te factureren. Dat doe je niet omdat je die hele groep niet vertrouwt, maar omdat je uit ervaring inmiddels weet dat je met bedrijven uit die branche vaker langer op je geld moet wachten. Zo’n aanpak is proactief om de risico’s te beperken terwijl je ook in contact blijft met je klant. Professioneel dus én klantgericht.
Betaalgedrag in beeld, en dan?
Je bent door jouw klantenbestand en betaalinformatie gegaan en hebt nu in beeld welke bedrijven structureel te laat betalen. Dan kun je voor bedrijven uit die sector een paar praktische maatregelen nemen:
- Pas de betaalafspraken aan. Zoals hiervoor al genoemd: ga over op kortere betaaltermijnen of laat een deel vooruitbetalen.
- Factureer sneller. Wacht niet tot het einde van de maand, maar factureer wekelijks. Of zodra je geleverd hebt.
- Gebruik betaallinks of werk met een automatische incasso. Dat vergemakkelijkt het betalen.
- Volg eerder op. Bij klanten die vaker te laat betalen, moet je eerder aan de bel trekken als een factuur weer open blijft staan.
- Check de kredietwaardigheid. Komt er een nieuwe klant of start je met een grote opdracht of langdurig traject bij een bestaande klant? Check dan vooraf de huidige kredietwaardigheid en stem de betaalafspraken daarop af.
Je hoeft hiervoor echt niet jullie hele debiteurenbeleid om te gooien. Maak waar nodig per klantgroep een paar kleine aanpassingen. Dat kan al een groot verschil in je cashflow en werklast maken!
Risico’s inschatten is niet een oordeel vellen
Weet dat het herkennen van risicoclusters niet een uitnodiging tot uitsluiting is. Het gaat erom dat je op basis van feiten en ervaringen beter kunt voorspellen waar je als ondernemer extra alert moet zijn. En daarop kunt handelen als dat nodig is. En wat je ook doet, blijf transparant en blijf in contact met je klant. Klanten waarderen goede communicatie en duidelijke afspraken. Zorg dus dat je kunt uitleggen waarom je doet wat je doet, dan behoud je de relatie met je klant.
Geen tijd voor een analyse? Laat ons even meekijken
Het analyseren van klantdata, betaalgedrag en interne processen kost tijd. En die heb je als ondernemer vaak niet. Wij helpen je daar dan graag bij. Neem daarvoor contact op met Van Zon Business. Met een frisse blik en veel ervaring nemen we jouw debiteurenproces, klantgroepen en signalen voor je door. Zodat ook jij ontdekt waar de risico’s zitten. Natuurlijk vertellen we je ook hoe je met die kennis slim kunt omgaan. Zo houd jij het debiteurenproces strak en gezond en behoud je de relatie met je klant.