Zorg voor duidelijke betalingsvoorwaarden om wanbetalers of een ‘battle of forms’ te voorkomen
Een klant die niet op tijd betaald, is al vervelend genoeg. Maar als die klant ook nog eens jouw betaalvoorwaarden ter discussie stelt, is het helemaal lastig. Zorg dus voor duidelijke voorwaarden die ook bekend zijn bij jouw klant, dan voorkom je gedoe over de beruchte kleine lettertjes.
Betaalvoorwaarden in de algemene voorwaarden
Allereerst is het verstandig om de betaalvoorwaarden, of de betalingscondities, op te nemen in de algemene voorwaarden én die voorafgaand ook aan jouw klant kenbaar maken. Neem ze dus op in jouw offerte of verwijs ernaar in de offerte en stuur de algemene voorwaarden als bijlage mee. Verstuur je jouw offerte digitaal, dan kun je daarin ook een link opnemen die verwijst naar de algemene voorwaarden op jouw website. Zorg er dan wel voor dat de algemene voorwaarden als een pdf-bestand op jouw site staan.
Opnemen in offerte
Verder is het slim om de betaalvoorwaarden zelf ook nog apart in je offerte te benoemen. En niet alleen met een verwijzing naar de algemene voorwaarden, maar door duidelijk te benoemen wat jouw voorwaarden zijn. En wat dat voor de klant betekent als die akkoord gaat met jouw offerte. Dit doe je het beste onder een apart kopje in de offerte zodat het niet over het hoofd gezien kan worden.
Wat staat in de betaalvoorwaarden?
De betaalvoorwaarden zijn de afspraken die je maakt over het bedrag dat betaald moet worden. Concreet betekent het dat je afspreekt:
1. Wat het te betalen bedrag is, en hoe lang die prijs geldig is. Bijvoorbeeld een maand na offertedatum.
2. Of de bedragen in de offerte inclusief of exclusief btw zijn.
3. Hoe de betaling gebeurt: verstuur jij een factuur, gaat het via automatische incasso of bijvoorbeeld iDeal?
4. Wanneer je de factuur of facturen verstuurt. Wil je vooraf al een deel laten betalen, 25% bij een bepaalde deeloplevering of iets anders?
5. Wat de betaaltermijn is. Als je dit niet vermeldt, dan geldt (voor zakelijke klanten) de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.
6. Welke stappen jij onderneemt bij niet-tijdige betaling. Als jij dan een rentepercentage berekent of het bedrag verhoogt, moet je dat wel vooraf laten weten.
Verder moeten de betaalvoorwaarden natuurlijk aan de wetgeving voldoen en ze mogen niet ‘onredelijk bezwarend’ zijn. Dat betekent dat je niet zomaar alles daarin mag opnemen: een te hoge rente bij wanbetaling kan door een rechter ongeldig worden verklaard.
Andere betalingscondities dan in algemene voorwaarden?
Heb je met jouw klant andere afspraken gemaakt omtrent de betaling dan de betalingscondities zoals die in jouw algemene voorwaarden zijn opgenomen? Beschrijf deze afspraken dan zo nauwkeurig mogelijk in de offerte en vermeldt daar ook bij dat die afspraken de betalingscondities in de algemene voorwaarden vervangen of aanvullen.
Offerte tekenen voor akkoord
Ten slotte vraag je jouw klant om bij akkoord de offerte getekend terug te sturen. Als je daarin namelijk een verwijzing opneemt naar jouw algemene voorwaarden, of je hebt in de offerte de voor die afspraak geldende betaalvoorwaarden opgenomen, dan geeft jouw klant aan dat die het heeft gelezen en heeft geaccepteerd.
Contract ondertekenen
Maak je met jouw klanten ook altijd nog een contract op die door alle partijen schriftelijk ondertekend moet worden? Verwijs dan in het contract via een apart artikel naar de algemene voorwaarden waarbij je aangeeft dat ondertekening van het contract ook betekent dat ze akkoord gaan met jouw algemene voorwaarden. En natuurlijk voeg je die voorwaarden ook als bijlage toe aan het contract.
Aanvinken in webshop
Doen jouw klanten de bestellingen vooral online, zoals in een webshop? Zorg dan dat bij het plaatsen van die bestelling ook een aanvinkvakje staat waarmee ze aangeven akkoord te gaan met de voorwaarden. Dat vakje moet aangevinkt worden en de voorwaarden moeten via een link beschikbaar zijn.
Zwijgen is toestemmen
Heeft jouw klant niet gereageerd op de algemene voorwaarden of de betalingscondities die jij hebt voorgesteld maar is wel akkoord gegaan moet jouw offerte? Dan zijn ze automatisch ook akkoord met de voorwaarden waarnaar is verwezen in de offerte.
“Battle of forms”
Geeft jouw klant aan dat zijn algemene voorwaarden gelden? Dan heet dat een ‘battle of forms’. Als het goed is, is op voorhand al afgesproken welke voorwaarden gelden of zijn er onderling aparte voorwaarden afgesproken voor deze specifieke transactie of samenwerking. Maar is dat niet gebeurd, of is het niet duidelijk genoeg, en ontstaat er een geschil? Dan kan jouw klant ineens naar zijn algemene voorwaarden verwijzen. De vraag is dan welke algemene voorwaarden of betaalvoorwaarden, dan van toepassing zijn. De Nederlandse wetgeving heeft daarvoor een speciale regel, ook wel de ‘first shot rule’ genoemd. Volgens artikel 6:225 lid 3 BW geldt de eerste verwijzing naar de algemene voorwaarden. Zijn die door de ander niet nadrukkelijk en op de juiste manier van de hand gewezen, dan gelden dus de voorwaarden van de partij die ze als eerste heeft genoemd. Voorzie je zo’n situatie, schakel dan een jurist in zodat je zeker bent dat het accepteren van de voorwaarden of juist het afwijzen ervan, op zo’n manier gebeurt dat dat ook rechtsgeldig is.
Duidelijk advies voor jouw debiteurenbeheer? Vraag het Van Zon Business!
Je kunt beter vooraf een discussie over de betaalvoorwaarden of algemene voorwaarden hebben, dan achteraf. Wees dus vooraf zo duidelijk mogelijk en voorkom dat er sprake is van ‘kleine lettertjes’. Maak ze bij wijze van spreken zo groot mogelijk zodat er geen onduidelijkheid over kan ontstaan. Dat scheelt veel gedoe en voorkomt mogelijke wanbetalingen. Wil je hier meer over weten? Bij Van Zon Business zijn we er voor jou om je te helpen met je debiteurenbeheer. Vraag ons dus gerust om advies, ook dat geven we zo duidelijk mogelijk!